MS Project Vorgänge in Microsoft Teams

Verteilen und aktualisieren des Projektplans ist aufwändig

Sie arbeiten als Projektleiter mit  Microsoft Project und Ihr Team kann nicht auf Ihren Projektplan zugreifen. Sie drucken den Projektplan auf Papier aus oder erstellen ein pdf und versenden es per E-Mail? In dem Moment, in dem Sie den Plan verschicken, ist er schon wieder veraltet?

Fortschrittsberichte und Kommunikation zum Status ist unübersichtlich

Sie fragen den Status per E-Mail, WhatsApp, Telefon oder sonstigen Wegen an und Ihnen geht der Überblick verloren?

Allocatus integriert MS Project und Teams

Nutzen Sie die Allocatus, um Ihren Microsoft Project Projektplan mit dem zugehörigen Projektraum in Microsoft Teams zu synchronisieren:

Klicken Sie auf der Registerkarte Allocatus auf den Befehl Publish 

Hierdurch sieht das gesamte Projektteam die Vorgänge aus MS Project in Teams in einem Balkendiagramm (Gantt Chart)

Sie sehen auf der Registerkarte Beiträge den gesamten Verlauf in chronologischer Reihenfolge und gruppiert nach Vorgängen übersichtlich dargestellt.

Allocatus kann Ihr Team auch automatisch über Änderungen informieren und zeigt die dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordneten Vorgänge direkt in Teams als Aufgaben an:

Zudem sind die Vorgänge als Aufgaben in Microsoft To Do und 

und Outlook zu sehen. Zum einen in der Aufgabenliste und zum anderen

im Outlook Kalender im Bereich 

Weiterarbeiten mit MS Project, auch ohne Project Online

Microsoft schaltet Project Online am 30. September 2026 ab. Project desktop und Project Server SE sind davon ausdrücklich nicht betroffen — was wegfällt, ist die zentrale Web-Oberfläche, über die das Team bisher Pläne und Vorgänge zu sehen bekam. Genau diese Rolle übernimmt die Serverkomponente von Allocatus: Der Projektleiter plant weiter in der Project Desktop App und veröffentlicht den Plan, das Team sieht das Gantt-Diagramm als Web View direkt im Teams-Kanal und die eigenen Vorgänge als Aufgaben in Teams, To Do und Outlook. Den Teammitgliedern genügt dafür ein Microsoft 365 Konto — eine Project-Lizenz braucht nur der Projektleiter.

Derselbe Weg funktioniert unverändert, wenn Sie statt Project Online auf Microsoft Project Server SE wechseln: Allocatus synchronisiert die Vorgänge ebenso aus Project Server heraus, die Zusammenarbeit im Team bleibt davon unberührt. Welche Migrationsoptionen es darüber hinaus gibt und wann welche sinnvoll ist, behandelt der Artikel Microsoft Project Online endet – Alternativen und Migration.

Häufig gestellte Fragen

Brauchen alle Teammitglieder eine eigene Microsoft-Project-Lizenz?

Nein. Nur der Projektleiter, der den Plan in Microsoft Project pflegt und veröffentlicht, benötigt eine Project-Lizenz. Für das Team genügt ein Microsoft-365-Konto, um die Vorgänge in Teams, To Do und Outlook zu sehen.

Funktioniert die Integration auch nach der Abschaltung von Project Online am 30. September 2026?

Ja. Allocatus baut nicht auf Project Online auf, sondern synchronisiert direkt aus Project Desktop oder Project Server SE heraus. Die Abschaltung von Project Online betrifft diesen Weg nicht.

Was ist der Unterschied zu Project2Planner?

Project2Planner überträgt einzelne Vorgänge als Aufgaben in Microsoft Planner. Allocatus zeigt zusätzlich den gesamten Plan als Gantt-Diagramm im Teams-Kanal und hält Kalender sowie To-Do-Liste synchron. Beide Wege lassen sich auch kombinieren.

Muss ich meinen bestehenden Projektplan umstellen?

Nein. Der Plan bleibt in Microsoft Project bzw. Project Server; Allocatus liest ihn aus und veröffentlicht ihn in Teams, ohne die Planungsmethode zu verändern.

Vom synchronisierten Plan zur gelebten PMO-Praxis

Ein Gantt-Diagramm im Teams-Kanal ist schnell eingerichtet – tragfähig wird es erst, wenn Namenskonventionen, Bucket-Struktur und Berechtigungen über alle Projekte im Portfolio einheitlich sind. Ohne diese Abstimmung entstehen so viele Varianten wie Projektleiter, und das PMO verliert genau den Überblick, den die Teams-Integration eigentlich schaffen soll.

Holert richtet Allocatus im Rahmen des Smart-Start-Pakets für Microsoft-365-basiertes Projektmanagement portfolioweit ein – von der Teams-Provisionierung bis zur Governance über mehrere Projektleiter hinweg. Bei Amer Sports hat Holert genau diesen Übergang begleitet: von Project Online auf eine Kombination aus Project Desktop, Planner und Jira, mit Allocatus als Bindeglied zu Microsoft Teams. Weitere Beispiele – eingeordnet in unser größeres Thema Projektmanagement mit Microsoft Teams – finden Sie in unseren Referenzen.

Befreien Sie sich von manueller Arbeit, sparen Sie Zeit und verbessern Sie die Projektkommunikation. 

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